学〔2017〕16号
江苏海事职业技术学院学生资助档案管理办法（试行）
第一条 为规范学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》、《江苏海事职业技术学院归档文件整理细则》（试行）等相关法规，结合学生资助工作操作规程，特制定本办法。
第二条大学生资助与服务中心及各二级学院（以下简称资助部门），负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。
第三条 本办法所称学生资助档案，是指资助部门在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条 学生资助档案分为综合类、表册类、财务类、声像类四大类。
第五条 资助部门应接受同级教育行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导，并指导下级资助部门业务档案管理工作。资助部门应建立学生资助档案室，学生资助档案由大学生资助与服务中心及各二级学院档案室分别保存。
第六条 资助部门应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第七条 资助部门应建立健全学生资助档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等制度并认真落实，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第八条资助部门应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积原则上不少于20平方米，并参照国家建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（建标103-2008），确保专用档案库房建设中长期目标。学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管。
第九条资助部门应明确分管领导，配备兼职档案管理人员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守。
第十条资助部门要指定档案管理人员及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向本单位档案室归档，办理归档交接手续。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改。
第十一条 学生资助业务档案分类应按照学生资助业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度―业务环节”分类法对学生资助业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。
第十二条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期。
第十三条 资助部门应依法为教育部门、相关学校、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。
第十四条 各类学生资助业务经办过程中形成的综合类、财务类、电子文件、音像、照片等材料分别按照《江苏海事职业技术学院归档文件整理细则（试行）》进行管理。
第十五条 本办法自印发之日起施行。
第十六条 本办法解释权归学工处。